Legalizacja dokumentów zagranicznych w Kazachstanie

Wcześniej czy później biznesmenowi przychodzi na myśl poszerzenie obszaru jego działalności. Jednym z atrakcyjnych krajów i szansą dla nowych inwestycji jest Kazachstan. Tamtejszy rynek nadal jest nienasycony i otwarty na nowe towary, technologię i wiedzę. Z uwagi na to najlepszym rozwiązaniem dla rozwoju małego biznesu, jest bezpośrednie odnalezienie dystrybutorów w Kazachstanie, zaś dla dużych inwestorów większy sens ma usytuowanie biznesu już w kraju docelowym w formie oddziału, przedstawicielstwa bądź spółki zależnej. W związku z czym tak samo jak w Polsce powstaje konieczność złożenia określonej listy dokumentów pochodzących z Polski, na przykład do organu rejestracyjnego bądź urzędu, do banku przy założeniu konta bądź w innym przypadku. Biorąc pod uwagę ten fakt, iż dokumenty pochodzą z innego kraju, autentyczność ich musi zostać potwierdzona.
W celu uznania zagranicznych dokumentów urzędowych wydanych w innych państwach niż w państwie okazania dokumentów istnieje procedura ich legalizacji czyli potwierdzenia ich autentyczności. Dana procedura odbywa się w ambasadach i konsulatach i jest dość skomplikowaną i długą w wymiarze czasowym procedurą sporządzenia dokumentów i potwierdzenia autentyczności ich pochodzenia.
W 1999 roku Kazachstan dołączył do Konwencji znoszącej obowiązek legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, podpisanej w Hadze 05 października 1961 roku. Dany porządek obowiązuje wyłącznie w krajach-stronach Konwencji, Kazachstan i Polska są jej stronami.
Konwencja rozprzestrzenia swe działanie na dokumenty urzędowe, które zostały sporządzone na terytorium jednego z umawiających się państw i powinny być przedstawione na terytorium innego umawiającego się państwa.

Za urzędowe dokumenty na gruncie omawianej Konwencji są uważane:
a) dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, w tym dokumenty, pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń («huissier de justice»);
b) dokumenty administracyjne;
c) akty notarialne;
d) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Jednakże omawiana konwencja nie będzie miała zastosowania do:
a) dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;
b) dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Wyjątek od tej reguły stanowią: statuty, dokumenty założycielskie, świadectwa rejestracji, uchwały, licencje itd., bowiem dokumenty te mogą być wykonane w formie aktu notarialnego, który jak widać wyżej, zalicza się do dokumentów urzędowych.
Apostille, z kolei, jest stemplem bądź naklejką, umieszczanym na samym dokumencie lub do niego dołączanym i umieszcza się go na oryginałach i/lub notarialnie poświadczonych kopiach dokumentów, przeznaczonych do wykorzystania poza granicami państwa po sprawdzeniu ich autentyczności w celu zagwarantowania autentyczności apostillowanych dokumentów i należytego ich sporządzenia.
Potwierdzeniem legalizacji dokumentów zagranicznych służy tytuł Apostille odnosząc się do Konwencji Haaskiej. Tytuł «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» jest wykonywany w języku francuskim. Po prawidłowym wypełnieniu Apostille poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony.
Jeżeli nie ma możliwości postawienia Apostille bądź Państwo źródłowe nie jest stroną Konwencji, dokumenty powinny być legalizowane przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych.
Tak więc , wybierając się w podróż biznesową do Kazachstanu, związaną ze złożeniem dokumentów pochodzących z Polski należy pamiętać, iż wszystkie dokumenty pochodzące z Polski, które mogą być złożone do urzędów w Kazachstanie, w banku, przed notariuszem itd, muszą być opatrzone klauzulą Apostille i tłumaczone na język kazachski bądź rosyjski, czasem wymóg ten dotyczy obu języków.

Autor: Alexander Voronin, Prawnik Kancelarii Chałas i Wspólnicy , Oddział Kazachstan

Print Friendly

Comments are closed.