Polska spółka w Rosji – jak skutecznie kontrolować pracę zagranicznej jednostki

Z punktu widzenia wymogów formalno-prawnych założenie spółki w Rosji może się wydawać bardzo prostą czynnością, nie wymagającą dużego zaangażowania finansowego czy czasowego. Na podstawie kilkunastoletniego doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców polskich na rynku rosyjskim mogę powiedzieć, że jednym z kluczowych i najtrudniejszych elementów w procesie zakładania spółki w Rosji jest powołanie odpowiedniej osoby na stanowisko organu wykonawczego.

Problem ten  rozwija się, niemalże w każdym przypadku, według następującego schematu. Po pierwsze, powstaje pytanie, kto będzie pełnił funkcję Dyrektora Generalnego: Polak czy Rosjanin. Rzeczą oczywistą jest, iż przedsiębiorca polski w pierwszej kolejności chciałby powołać znaną mu osobę, z którą już współpracuje lub współpracował. Argument ten przemawia zatem raczej za osobą z Polski. Z drugiej strony, aby móc wykonywać funkcję Dyrektora Generalnego na terytorium Rosji osoba taka, co do zasady, powinna mieć zezwolenie na pracę w Rosji. Procedura uzyskania zezwolenia jest jednak czasochłonna i nie jest ono wydawane na okres nieograniczony. Poza tym, w chwili rejestracji spółki już musimy zgłosić Dyrektora Generalnego, a zanim spółka nie zostanie zarejestrowana, nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. To z kolei zmusza przedsiębiorców do oddania, chociażby tymczasowo, swoich spółek-córek w ręce nie zawsze dobrze znanych osób.

Z punktu widzenia wymogów formalno-prawnych założenie spółki w Rosji może się wydawać bardzo prostą czynnością, nie wymagającą dużego zaangażowania finansowego czy czasowego. Na podstawie kilkunastoletniego doświadczenia w obsłudze przedsiębiorców polskich na rynku rosyjskim mogę powiedzieć, że jednym z kluczowych i najtrudniejszych elementów w procesie zakładania spółki w Rosji jest powołanie odpowiedniej osoby na stanowisko organu wykonawczego.

Problem ten  rozwija się, niemalże w każdym przypadku, według następującego schematu. Po pierwsze, powstaje pytanie, kto będzie pełnił funkcję Dyrektora Generalnego: Polak czy Rosjanin. Rzeczą oczywistą jest, iż przedsiębiorca polski w pierwszej kolejności chciałby powołać znaną mu osobę, z którą już współpracuje lub współpracował. Argument ten przemawia zatem raczej za osobą z Polski. Z drugiej strony, aby móc wykonywać funkcję Dyrektora Generalnego na terytorium Rosji osoba taka, co do zasady, powinna mieć zezwolenie na pracę w Rosji. Procedura uzyskania zezwolenia jest jednak czasochłonna i nie jest ono wydawane na okres nieograniczony. Poza tym, w chwili rejestracji spółki już musimy zgłosić Dyrektora Generalnego, a zanim spółka nie zostanie zarejestrowana, nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. To z kolei zmusza przedsiębiorców do oddania, chociażby tymczasowo, swoich spółek-córek w ręce nie zawsze dobrze znanych osób.

Po wytypowaniu „odpowiedniej” osoby przedsiębiorca zaczyna się zastanawiać, w jaki sposób mógłby kontrolować Dyrektora w Rosji albo mieć realny wpływ na jego  decyzje. Dyrektor Generalny, w przypadku Rosji, jest bowiem jedynym organem spółki uprawnionym z mocy ustawy do podjęcia w imieniu spółki wszelkich czynności bez jakiegokolwiek dodatkowego upoważnienia. Ponadto, istnieje domniemanie ustawowe polegające na tym, że o ile pewne czynności nie są odniesione ustawowo lub w dokumentach spółki do kompetencji innych organów spółki, o tyle jest to prerogatywa lub obowiązek jednoosobowego organu wykonawczego. Oznacza to, iż zakres kompetencyjny Dyrektora Generalnego co do zasady jest nieograniczony.
Niemniej, są środki, za pomocą których możemy ograniczyć władzę Dyrektora. Można je umownie podzielić na następujące grupy:

A.    środki oparte na strukturze organów spółki i podziale kompetencji pomiędzy organami spółki (środki „korporacyjne”);
B.    środki określające szczegółowy tryb zawarcia poszczególnych czynności (środki „formalne”);
C.    środki określające zakres odpowiedzialności osoby pełniącej funkcję jednoosobowego organu wykonawczego (środki „umowne”);
D.    środki zewnętrzne, na przykład, wynikające z reguł korzystania z kont bankowych ustanowionych przez banki lub inne osoby trzecie.

А.  W rosyjskiej spółce kapitałowej istnieje możliwość uformowania zarządu „dwuizbowego” zamiast zarządu jednoosobowego, w modelu: Dyrektor Generalny + kolegialny zarząd. Ponieważ ustawa w sposób dość otwarty podchodzi do uregulowania kompetencji kolegialnego organu wykonawczego („wykonuje funkcje, odniesione przez statut spółki do jego kompetencji”) można ograniczyć zakres działalności Dyrektora poprzez:

- udzielenie szeregu kompetencji przysługujących organom wykonawczym Spółki właśnie kolegialnemu zarządowi lub
-  wprowadzenie odpowiedniego trybu współdziałania pomiędzy jednoosobowym a kolegialnym organem wykonawczym.

Innymi słowy, im dłuższy i bardziej rozbudowany katalog kompetencji kolegialnego organu wykonawczego będzie przewidziany w statucie Spółki, tym bardziej będzie ograniczony zakres kompetencji jednoosobowego organu wykonawczego.

Równolegle z organami wykonawczymi w rosyjskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być powołany organ nadzorczy – Rada Nadzorcza (czasem nazywana też Radą Dyrektorów). Z racji tego, iż nie jest to organ wykonawczy, nie można przekazać mu kompetencji Dyrektora Generalnego. Natomiast katalog kompetencji związanych z kształtowaniem kierunków rozwoju działalności spółki lub z nadzorem nad działalnością spółki lub organów wykonawczych, w tym wpływ na ich strukturę i decyzje personalne, jest otwarty. W razie powołania Rady Nadzorczej można ją upoważnić do spraw związanych ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Dodatkowo w spółce może być powołany kolejny stały organ – Komisja Rewizyjna (Rewizor). Zakres jego kompetencji oraz tryb działania można ukształtować w sposób dowolny, o ile, oczywiście, jego uprawnienia i obowiązki będą odpowiadać istocie organu rewizyjnego. Jeżeli organ rewizyjny nie będzie powołany na stale w statucie spółki, to jego funkcje może pełnić powołany przez zgromadzenie wspólników audytor, niezwiązany w sensie interesu materialnego ze spółką, członkami Rady Nadzorczej czy organów wykonawczych. Możliwość taka powinna być przewidziana w statucie spółki.

B. Jako jeden ze środków kontroli nad czynnościami Dyrektora jest wprowadzenie do statutu spółki lub umowy z dyrektorem spółki szczegółowego opis trybu podjęcia przez niego decyzji. Na przykład, każda decyzja Dyrektora Generalnego lub te  w zakresie: 1), 2), 3)… podejmowane są w formie pisemnej, za uprzednią zgodą zgromadzenia wspólników albo za uprzednim uzyskaniem opinii w danej sprawie wydanej przez zgromadzenie wspólników (uwarunkowanie podjęcia decyzji przez Dyrektora za uprzednią zgodą w niektórych przypadkach bowiem może być uznane za naruszenie ustawy o sp. z .o.o., uprawniającej Dyrektora do działania w imieniu spółki bez pełnomocnictwa). Do statutu wprowadzić można szczegółowy opis trybu postępowania w określonych sprawach, na przykład przy założeniu lub likwidacji konta bankowego, zawarciu „dużych” transakcji albo przy wykonywaniu obowiązków przed organami państwowymi.

C. Odpowiednie środki prewencyjne w zakresie popełniania przez dyrektora błędnych decyzji , jego nieuczciwego postępowania lub minimalizujące ryzyko wystąpienia tych zdarzeń można przewidzieć w umowie zawartej z Dyrektorem. Istnieje bowiem możliwość wprowadzenia do niej zapisów o  odpowiedzialności Dyrektora na wypadek zajścia określonych okoliczności ( z sankcją w postaci kar umownych za naruszenie umowy lub za popełnienie wymienionych szczegółowo deliktów).

D. Mając na uwadze zagrożenia płynące z nieuczciwego zachowania organów wykonawczych spółek lub podjęcia przez nie błędnych decyzji, banki wprowadzają możliwości ograniczenia rozporządzania we własnym zakresie. Po pierwsze, odpowiednie postanowienia w zakresie kompetencji Dyrektora Generalnego w ramach reprezentacji spółki wobec banku można wprowadzić do umowy rachunku bankowego lub innej umowy z bankiem. Po drugie, niektóre banki mają odpowiednią procedurę identyfikacji podpisów. Najbardziej znaną jest tzw. karta wzorów podpisów, w której wymogiem ważności podpisu ze strony spółki jest umieszczenie na dokumencie dwóch podpisów łącznie. Przy wyborze banku zatem warto kierować się, między innymi, regułami korzystania z kont bankowych  wynikających z praktyki lub regulaminów poszczególnych banków.

 

Autor:  Alena Rzepka, Prawnik i Koordynator Departamentu Wschodniego w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Print Friendly

Comments are closed.